5 points d’attention pour les dirigeants d’ASBL

  1. Les ASBL, AISBL, associations de fait et les fondations peuvent réaliser, à titre principal n’importe quel type d’activités pour se procurer des ressources nécessaires au financement de leur but désintéressé

  2. L’ASBL peut reprendre des engagements jusqu’à deux ans avant sa constitution

  3. 2 nouveaux documents : l’acte constitutif et l’extrait de l’acte constitutif

  4. Le règlement d’ordre intérieur (ROI)

  5. 2 membres suffisent à présent (qui peuvent par ailleurs être administrateurs)

Voici les ASBL confrontées à une nouvelle réglementation qui ne changera pas fondamentalement leur quotidien mais qu’elles devront néanmoins intégrer et ce, notamment au regard des responsabilités qu’encourent les administrateurs.

Nous reprenons ci-dessous quelques points d’attention signalés par Michel Davagle dans LE NOUVEAU VISAGE DES ASBL APRÈS LE 1ER MAI 2019.
Et si nous réfléchissions à chaque point pour voir comment mon association s’y adapte, plus ou moins facilement? Et si nous partagions ces expériences pour en faire des forces développées ensemble dans un nouveau paysage réglementaire ?

1. L’association “libérée”

L’association est à présent définie comme étant celle qui poursuit une ou plusieurs activités déterminées en vue réaliser un but désintéressé, celui-ci pouvant être notamment scientifique, culturel, social, humanitaire ou sportif ou pouvant, par exemple, viser la protection de l’environnement, la défense des intérêts de consommateurs ou d’un secteur professionnel.
L’interdiction de distribuer ou de procurer un avantage patrimonial souffre une exception « sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts ». Nous reviendrons dans un autre post à l’analyse de Michel Coipel pour apprécier la portée de cette nuance apportée par le texte légal.

Depuis le 1er novembre 2018, la distinction opérée auparavant entre la notion d’« acte de commerce » et d’« acte civil »[1] est supprimée et remplacée par celle d’« acte économique ».

Retenons déjà que  le législateur a supprimé l’interdiction qui était faite dans la loi de 1921 aux ASBL et aux AISBL de réaliser à titre principal des activités à caractère commercial (voire des activités objectivement lucratives).
En conséquence, les associations (les ASBL, les AISBL et les associations de fait) et les fondations peuvent, aux yeux du Code, réaliser, à titre principal, n’importe quel type d’activités pour se procurer des ressources nécessaires au financement de leur but désintéressé  sans devoir recourir nécessairement à des dons ou des subsides.

Sont ainsi résolues les difficultés liées à l’épineuse question de savoir dans quelle mesure une association pouvait ou non poursuivre des activités « commerciales » ou « lucratives » en vue de générer des ressources destinées à servir son but désintéressé.

2. Reprendre des droits et obligations jusqu’à 2 ans

Saviez-vous déjà qu’une association peut reprendre des droits et obligations avant sa constitution?

L’article 2:2 du CSA reprend la disposition contenue à l’article 3 de la loi du 27 juin 1921 mais les engagements doivent être repris dans les deux ans de la naissance de ceux-ci et dans les trois mois (et non plus dans les six mois) à dater de l’acquisition de la personnalité juridique.

3. 2 nouveaux documents : l’acte et l’extrait de l’acte constitutif

Accrochez-vous car l’encre législative sur ces questions n’a pas vraiment coulé comme un long fleuve tranquille.

Par l’article 2:7, § 2, on apprend que les statuts figurent dans l’acte constitutif, l’article 2:5, § 2, alinéa 2 nous précisant les mentions obligatoires des statuts (c’est-à-dire les mentions reprises à l’article 2:9, § 2, 2° à 10°).

Dans ce même article 2:5, § 2, aliéna 2, le Code stipule que peuvent être repris dans « les autres dispositions de l’acte constitutif » : les mentions reprises à l’article 2:9, § 2, 1° (l’identité des fondateurs), 11° (l’adresse du siège statutaire et, le cas échéant, l’adresse électronique et l’adresse du site internet) et 12° (l’identité des administrateurs et, le cas échéant, des représentants généraux et des délégués à la gestion journalière).

Par ailleurs, compte tenu que l’acte de constitution de l’ASBL est un contrat, il convient d’identifier les fondateurs de l’ASBL.

Voilà les éléments essentiels collectés mais nous regrettons qu’il faille suivre la trace du petit Poucet pour nous y retrouver dans cette forêt d’articles : preuve  que ce Code a été rédigé par des juristes pour des juristes sans aucune attention didactique pour le gestionnaire lambda d’une ASBL.

En reconstituant les pièces du puzzle, Michel Davagle peut dire que l’acte constitutif est composé d’au moins quatre parties :

1)  l’identification des fondateurs ;

2)  les statuts reprenant notamment les mentions obligatoires ;

3)  les « autres dispositions de l’acte constitutif » (cette rubrique était appelée auparavant « dispositions transitoires ») qui reprennent au moins l’adresse exacte du siège statutaire et l’identité des administrateurs, des représentants généraux et des délégués à la gestion journalière. Elles pourront aussi (mais ce n’est pas obligatoire) préciser l’adresse électronique et le site internet de l’association ;

4)  la signature des fondateurs.

Nous conseillons d’ajouter un « préambule » au début de l’acte constitutif précisant les raisons qui ont conduit les fondateurs à créer une ASBL et les valeurs qu’ils comptent affirmer au travers des activités qui seront réalisées par l’association.

L’extrait de l’acte constitutif reprend lui les différentes mentions précisées à l’article 2:9, § 2, celles-ci devant faire l’objet de publications aux Annexes du Moniteur belge ainsi que les modifications qui y sont apportées. D’autres documents devront faire l’objet d’une publication aux Annexes du Moniteur belge comme, par exemple, l’acte de dissolution (art. 2:9, § 1er, 5°) ou de transformation (art. 2:9, § 1er, 9°), les décisions relatives à la liquidation (art.2:9, § 1er, 5°) et la clôture de la liquidation (art. 2:136, CSA).

En résumé, il faudra l’intelligence et l’envie d’aider des greffiers du tribunal de l’entreprise ou des différents conseils des associations pour espérer voir la lumière dans un texte obscur.

4. Le règlement d’ordre intérieur (ROI)

Confirmant ce que la doctrine [2] avait déjà écrit à ce sujet, le Code énonce cinq interdictions dans l’établissement d’un ROI. Celui-ci ne peut :

  1. contenir des dispositions contraires aux règles impératives du Code ou aux statuts ;
  2. édicter des règles qui, selon le Code, doivent être reprises dans les statuts ;
  3. régler les droits des membres, ceux-ci devant être repris dans les statuts ;
  4. modifier les pouvoirs conférés par les statuts aux organes ;
  5. décider de l’organisation ou du fonctionnement de l’assemblée générale (art. 2:59, al. 1er, CSA).

A défaut de disposition statutaire, l’établissement ou la modification du règlement d’ordre intérieur était, en application de la loi du 27 juin 1921, une compétence du conseil d’administration à moins que les statuts en disposent autrement[3].

L’article 2:59 du Code confie également ce pouvoir au conseil d’administration « moyennant autorisation statutaire ».

La question qui se pose est de savoir s’il faut une habilitation statutaire pour que le conseil d’administration puisse édicter ou modifier un ROI ou si un ROI ne peut être décidé que si une clause statutaire le prévoit.

L’Exposé des motifs nous précise que : « La disposition en projet indique clairement que les statuts doivent renvoyer au règlement d’ordre intérieur, de manière à ce que les (…) membres actuels et futurs aient conscience de son éventuelle existence. Elle précise en outre que l’organe d’administration a le pouvoir d’établir ce règlement d’ordre intérieur, ce qui n’empêche pas que les statuts puissent explicitement attribuer ce pouvoir à l’assemblée générale (…) »[3].

Il en ressort :

1)  que les statuts doivent prévoir l’existence d’un ROI pour que celui-ci puisse être établi ;

2)  que le conseil d’administration est habilité à établir et à modifier le ROI mais que les statuts peuvent concéder ce pouvoir à l’assemblée générale. Dans l’hypothèse où les statuts sont muets sur ce point, le conseil d’administration détient bien le pouvoir d’élaborer et de modifier les statuts, l’assemblée générale devant se plier aux dispositions de ce règlement [4] à moins qu’elle ne décide, par une disposition statutaire, de se réapproprier ce pouvoir.

En conséquence, à titre d’exemple, les conditions d’admission des membres ainsi que les clés de répartition entre certaines catégories de membres doivent être précisées dans les statuts et non dans un ROI.

Le Code exige, pour que le membre ait connaissance de ce règlement, que :

1)  celui-ci soit envoyé aux membres à leur adresse électronique ou, à défaut, par courrier ordinaire ;

2)  les statuts précisent la date de la dernière version en vigueur de sorte que le membre puisse à tout moment en demander une copie ;

3)  le conseil d’administration adapte cette référence qui figure dans les statuts et donc procède à une modification statutaire (art. 2:59, al. 2, CSA).

Précisons enfin :

1)  que le ROI ne s’applique pas aux tiers mais que rien ne s’oppose à ce que le conseil d’administration édicte un autre règlement à destination des tiers (ex. : pour l’occupation d’un local mis à disposition) ;

2)  que les droits et obligations des membres adhérents ne peuvent être précisés dans les statuts puisque, conformément à l’article 9:4, § 2 du Code, ceux-ci sont « exclusivement déterminés par les statuts ».

5. Les membres

Les dispositions reprises dans le Code sont identiques à celles qui étaient énoncées dans la loi du 27 juin 1921 si ce n’est que le nombre minimum de membres est fixé à deux et que ce nombre peut être égal au nombre d’administrateurs [5].

L’ASBL doit tenir, comme auparavant, un registre des membres tenu sous la responsabilité du conseil d’administration.

Le Code précise que ce registre peut être tenu sous forme informatique (art. 9:3, § 1er, al. 1er, CSA). Si l’ASBL ne doit plus déposer une liste des membres au greffe du tribunal de l’entreprise, la lecture de la réglementation UBO semble imposer la déclaration des membres de l’ASBL puisqu’ils disposent, par leur pouvoir votal à l’assemblée générale, d’un pouvoir de contrôle sur l’ASBL [6].

Cette position ne peut, selon nous être acceptée puisque, pour les sociétés, on vise les personnes qui disposent de 25% du capital : on ne peut dire qu’un membre qui dispose que d’une voix possède un pourcentage de vote suffisant. Oui, mais qu’en est-il d’une ASBL composée de deux à quatre membres ?

Les formalités à respecter pour exclure un membre sont mieux précisées :

1)  la proposition d’exclusion doit être reprise dans l’ordre du jour de la convocation à l’assemblée générale ;

2)  le membre dont on souhaite prononcer l’exclusion doit être préalablement entendu ;

3)  la décision d’exclusion doit être prise à la majorité des deux tiers des voix mais il est dorénavant exigé qu’elle soit prise lors d’une assemblée générale qui réunit au moins 2/3 des membres présents et représentés[7] (art. 9:23, al. 2, CSA).

(…)

[1] Art. 256, loi du 15 avril 2018 portant réforme du droit des entreprises.
[2] M. Coipel, M. Davagle et V. Sépulchre, ASBL, Bruxelles, Larcier, 2017, pp. 538 et s., n° 561 et s. ; H. Laga, « Het reglement van inwendige orde in vennootschappen », T.P.R., 1993, p. 898.
[3] Exposé des motifs, DOC 54 3119/001, p. 75.
[4] M. Coipel, M. Davagle et V. Sépulchre, op. cit., p. 542, n° 566, b).
[5] Le nombre minimum de membres au conseil d’administration est de trois mais, aussi longtemps que l’assemblée générale est composée de moins de trois membres, le nombre est de deux administrateurs (art. 9:5, al. 2, CSA).
[6] Ils relèveraient de la catégorie vi) de l’article 4, 27°, c) de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

[7] Les statuts peuvent évidemment imposer des conditions plus sévères.