Principe: tous les pouvoirs au conseil d’administration

L’article 13 de la loi du 27 juin 1921 organique des ASBL (ci-après « la Loi ») est clair à suffisance: c’est le conseil d’administration qui gère les affaires de l’association et la représente dans les actes judiciaires et extrajudiciaires.
Ainsi, tout ce qui n’est pas expressément réservé à l’assemblée générale à l’article 4 de la Loi, est de la compétence du conseil d’administration.
En pratique, il est cependant rare que l’association se réunisse en son conseil d’administration pour passer commande de boissons ou de divers matériels pourtant nécessaires au bon fonctionnement de l’association et à la poursuite de ses activités.
L’article 13bis de la Loi permet ainsi à l’association de déléguer à une ou plusieurs personnes, administrateurs ou non, membres ou non, agissant soit individuellement, soit conjointement, soit en collège, la gestion journalière de l’association ainsi que la représentation de celle-ci.
Pour que cette délégation soit effective, trois conditions doivent être respectées:
1) cette délégation doit être prévue dans les statuts et les modalités de celle-ci doivent également figurer dans les statuts (voir art. 2 7º point c) de la Loi);
2) une décision de l’assemblée générale ou du conseil d’administration de nomination d’un ou plusieurs délégués à la gestion journalière doit être prise;
3) cette décision n’est opposable aux tiers que dans les conditions prévues par l’article 26novies, §3 de la Loi: dépôt de la décision de nomination au greffe ET publication au Moniteur belge.
Ajoutons encore que les restrictions apportées aux pouvoirs de représentation du délégué à la gestion journalière ne sont toutefois pas opposables aux tiers et ne valent que dans l’ordre interne, soit au sein de l’association.
L’exemple le plus classique de limitation est celui par lequel l’association limite à un montant monétaire le pouvoir du délégué à la gestion journalière. Les tiers pourront cependant se prévaloir de l’acte posé par le délégué qui excéderait ce montant, l’association se retournant ensuite envers son délégué pour faute de gestion.

Application pratique: la nomination d’un délégué à la gestion journalière

Mentions obligatoires des statuts

En pratique, les dirigeants d’association n’ont pas toujours veillé à respecter ces obligations légales.
Il est ainsi courant de rencontrer des situations où des personnes devant représenter l’association (administrateurs, travailleurs ou tiers) n’ont jamais reçu de telle mission par une décision du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.
La plupart des statuts des associations manquent par ailleurs d’une telle clause de nomination d’un délégué à la gestion journalière et, a fortiori, des modalités de cette délégation.
On opérera donc les vérifications dans l’ordre suivant:
1) Les statuts de mon association comprennent-ils les mentions obligatoires relatives à la désignation d’un délégué à la gestion journalière?
2) Une décision du conseil d’administration ou de l’assemblée générale a-t-elle été valablement prise pour désigner un tel délégué?
3) Cette décision a-t-elle été déposée au greffe du tribunal de commerce et publiée au Moniteur belge?
L’article 2, 7º, point a) de la Loi impose comme mention à reprendre dans les statuts: «le mode de nomination, de cessation de fonctions et de révocation des personnes déléguées à la gestion journalière de l’association conformément à l’article 13bis, alinéa 1er, l’étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer, en agissant soit individuellement, soit conjointement, soit en collège».
On trouvera de tels exemples de clause dans la littérature (i) .

Décision valablement prise de désignation d’un administrateur délégué

Quels sont à ce jour les membres de l’ASBL?

Nous examinerons dans l’ordre la vérification de la composition de l’assemblée générale et la validité de la décision de nomination par l’assemblée générale ou le conseil d’administration.
Cette question peut surprendre. Les associations n’ont-elles pas toujours une liste à jour de leurs membres?
S’il s’agit bien d’un prescrit légal applicable depuis le 1er janvier 2006 pour toutes les associations (voir art. 10 Loi pour l’obligation de tenir un tel registre au siège de l’association et l’art. 26novies pour déposer une copie de ce registre au greffe du tribunal de commerce), nombre d’associations n’ont pas toujours une telle liste ou une liste à jour.
Les conditions d’entrée et de sortie n’étant par ailleurs pas fixées ou mal connues, le nombre de membres ayant évolué vers un nombre sans cesse plus important, il est ainsi courant que l’association ne puisse donner une réponse mathématique certaine à cette question.
Comment analyser le statut de membre afin de mieux en distinguer les différents types?
Les statuts d’une association s’analysent juridiquement en un contrat qui, selon l’article 1134 du Code civil, tient lieu de loi à ceux qui l’ont fait. Encore, ce contrat ne peut être révoqué que du consentement mutuel des parties ou pour les causes que la loi autorise.
Les statuts de la plupart des associations admettent comme membres les membres fondateurs et les membres ordinaires. Les membres fondateurs sont les premiers membres soussignés de l’association et les membres ordinaires sont ceux qui sont postérieurement admis conformément aux conditions d’entrée fixées dans les statuts.
Rappelons que les membres d’une association peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales.
La procédure la plus souvent rencontrée d’entrée de nouveaux membres impose l’admission par le conseil d’administration et, le cas échéant, la ratification par l’assemblée générale.
Cette ratification par l’assemblée générale pourrait très bien découler d’une assemblée générale ordinaire sans qu’il soit dès lors nécessaire d’en faire une condition d’entrée statutaire et un point à l’ordre du jour.
Cette solution ne nous semble cependant pas souhaitable. En effet, une telle « approbation tacite » des nouveaux membres (ou des démissions) ne permet précisément pas aux membres d’avoir une image claire du membershipde l’association. Si la Loi n’impose nullement que l’assemblée générale se prononce sur l’approbation des nouveaux membres, une association peut y voir un grand intérêt.
Ainsi, n’est-il pas souhaitable pour les membres d’une association de pouvoir s’opposer à ce que des personnes les rejoignent dans l’association? On peut penser à de nombreuses raisons pour lesquelles des membres pourraient, à juste titre, préférer rejeter une candidature.
Une autre solution consiste à créer un « comité de nomination » dans l’association qui consultera alors le candidat membre et rendra son avis ou sa décision. Des membres non-administrateurs qui souhaitent précisément contrôler les admissions pourront ainsi siéger dans cette commission.

Validité des décisions de nomination d’un délégué à la gestion journalière

Rappel

Rappelons tout d’abord qu’aucune loi n’impose que ce soit l’assemblée générale qui procède à la nomination du délégué à la gestion journalière.
Au contraire, le principe de la compétence résiduaire du conseil d’administration a pour résultat que c’est au sein du conseil d’administration qu’il est en règle procédé à la nomination d’un administrateur-délégué à la gestion journalière.
Contrairement au droit des sociétés, il peut ici être procédé à la nomination d’une personne morale ou physique qui n’est pas membre du conseil d’administration et qui ne doit par ailleurs par être membre de l’association.
Nous rappelons d’abord l’articulation des rôles et pouvoirs entre le conseil d’administration et l’assemblée générale pour envisager les conditions de validité des deux nominations possibles: par l’assemblée générale et par le conseil d’administration.
Rôles et pouvoirs de l’assemblée générale et du conseil d’administration
Une ASBL est une personne morale dotée de la personnalité juridique qui fonctionne sur la base de deux organes principaux: l’assemblée générale ET le conseil d’administration.
L’assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association, tandis que le conseil d’administration est l’exécutant.
Depuis la loi du 2 mai 2002, la répartition des pouvoirs entre ces deux organes a été modifiée.
L’article 4 de la loi du 27 juin 1921 énumère désormais les décisions qui doivent être prises par l’assemblée générale:
1) la modification des statuts;
2) la nomination et la révocation des administrateurs;
3) la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération est attribuée;
4) la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires;
5) l’approbation des budgets et des comptes;
6) la dissolution de l’association;
7) l’exclusion d’un membre;
8) la transformation de l’association en société à finalité sociale;
9) tous les cas où les statuts l’exigent.
Pour toutes les autres décisions, sauf mention contraire expressément prévue par les statuts, c’est le conseil d’administration qui est compétent en principe.
Néanmoins, une assemblée générale peut valablement adopter une décision dans un domaine de compétence du conseil d’administration. En agissant de la sorte, l’assemblée générale exerce simplement son pouvoir souverain.
Michel Davagle résume très bien la problématique: «le conseil d’administration est un organe de l’association composé de mandataires qui ont reçu des directives de l’assemblée générale. Il ne peut évidemment pas prendre de décision qui va à l’encontre de celle qui a été prise par l’assemblée générale» (ii) .
Prenons l’exemple suivant: les statuts d’une ASBL prévoient que le conseil d’administration désigne le délégué à la gestion journalière. Cependant, dans les faits, ledit délégué à la gestion journalière est nommé par l’assemblée générale. Ce faisant, l’assemblée générale a pris une décision tout à fait valable. Cela a également pour conséquence que seule l’assemblée générale pourra légalement prendre une décision contraire sur le même objet.
En ce qui concerne le fonctionnement du conseil d’administration, les statuts peuvent prévoir une répartition interne des tâches entre les différents administrateurs. De plus, la gestion journalière de l’association, ainsi que la représentation de celle-ci en ce qui concerne cette gestion peuvent, selon les modalités fixées par les statuts, être déléguées à une ou plusieurs personnes, administrateurs ou non, membres ou non, agissant soit individuellement, soit conjointement, soit en collège.
Il est à conseiller que les statuts soient clairement rédigés quant à la répartition des compétences, non seulement entre assemblée générale et conseil d’administration, mais également au sein même du conseil d’administration et ceci afin d’éviter tout problème ou confusion dans le fonctionnement quotidien de l’association.
Si le conseil d’administration manque à ses obligations en n’organisant pas la gestion journalière de manière correcte, la responsabilité des administrateurs pourra évidemment être engagée afin d’obtenir réparation du dommage subi (iii) Idem, p. 455.
Si l’ensemble du conseil d’administration n’a rien fait pour organiser la gestion journalière de l’association, les administrateurs seront responsables solidairement (iv) .
Notion de gestion journalière
Que faut-il entendre par gestion journalière? La réponse a été apportée par la jurisprudence: «le pouvoir d’accomplir des actes d’administration ne dépassant pas les besoins de la vie quotidienne de la société ou ceux qui, en raison tant de leur peu d’importance que de la nécessité d’une prompte solution, ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration» (v) .
Une telle fonction de délégué à la gestion journalière n’est pas rendue obligatoire par la loi, mais est nécessaire pour diriger quotidiennement des associations sans but lucratif ayant de très nombreuses activités.
En conséquence, faute de mention expresse dans les statuts d’une fonction d’administrateur délégué, la gestion journalière doit être assurée par le conseil d’administration.
La réalité est en règle toute différente. Ainsi, le conseil d’administration n’assure pas la gestion journalière et se repose, d’une part, sur le président, et, d’autre part, sur un coordinateur indépendant ou employé.
En manquant à son obligation de gérer quotidiennement l’association, c’est cependant l’ensemble du conseil d’administration qui commet une faute qui entraîne une responsabilité solidaire de tous les administrateurs.
Propositions de modifications/rédactions de statuts
Afin de pallier les lacunes de manque de répartition précise des tâches au sein du conseil d’administration et d’absence de délégation statutaire de la gestion journalière, nous proposons:
1. article dans les statuts définissant de manière claire et précise le rôle du président du conseil d’administration:
«Le Président:
1) s’assure de la régularité des réunions de l’assemblée générale et du conseil d’administration et veille à leur bon déroulement;
2) préside ces réunions;
3) s’assure que les affaires de l’association sont bien menées;
4) assure la présentation extérieure de l’ASBL auprès des autorités tant nationales qu’internationales, ainsi qu’auprès de toute organisation ou association;
5) assure la promotion des buts et des activités de l’association».
2. article statutaire relatif à la désignation du délégué à la gestion journalière:
«Le conseil d’administration peut déléguer la gestion journalière, avec l’usage de la signature afférente à cette gestion, à un administrateur qui porte le titre d’administrateur délégué.
A titre indicatif, et sans que cette énumération soit limitative, la gestion journalière comprend le pouvoir de:
■ signer la correspondance journalière;
■ représenter l’association à l’égard de toute autorité, administration ou service public;
■ signer tous reçus pour des lettres recommandées, documents ou colis adressés à l’association par le biais de La Poste, de toute société de courrier express ou de toute autre société;
■ prendre toute mesure nécessaire ou utile à la mise en œuvre des décisions du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.
L’administrateur délégué pourra sous-déléguer, sous sa responsabilité, un ou plusieurs pouvoirs spéciaux entrant dans le cadre de la gestion journalière, à des employés de l’association ou à toute autre personne de son choix, sans toutefois être autorisé à sous-déléguer à quiconque la gestion journalière en tant que telle.
A titre de règlement intérieur et sans que cette limitation puisse être opposée aux tiers, l’administrateur délégué ne pourra exercer ses pouvoirs de gestion journalière qu’à concurrence d’un montant maximal de X EUR par projet ou unité d’exploitation unique. Ce seuil s’applique à la somme des achats se rapportant à un projet de l’ASBL ou à l’une de ses unités d’exploitation unique et non à chaque élément de ces projets ou aux divisions d’une unité d’exploitation unique. Au-delà de ce montant, l’administrateur délégué devra obtenir l’accord préalable du conseil d’administration.
L’administrateur délégué jouira, même au-delà des limites de la gestion journalière, mais à concurrence toutefois des montants précisés ci-après, des pouvoirs spéciaux limitativement énumérés ci-dessous:
■ prendre ou donner tout bien meuble en location et conclure tout contrat de leasing relatif à ces biens à concurrence d’un montant maximal de X EUR par opération;
■ engager et licencier tout salarié de l’association, quelles que soient ses fonctions ou sa position hiérarchique, et en déterminer les fonctions, la rémunération, ainsi que les conditions d’emploi, de promotion ou de licenciement;
■ réclamer, toucher et recevoir toutes sommes d’argent, tous documents et biens de toute espèce et en donner quittance à concurrence d’un montant maximal de X EUR par opération;
■ conclure tout contrat avec tout prestataire de services indépendant ou fournisseur de l’association;
■ négocier et conclure tout contrat de transaction; représenter l’association en justice (en ce compris devant le Conseil d’Etat) ou dans des procédures arbitrales, en tant que demandeur ou défendeur; prendre toute mesure nécessaire ou utile pour ces procédures, obtenir tous jugements et les faire exécuter;
■ faire et accepter toute offre de prix, passer et accepter toute commande, et conclure tout contrat concernant l’achat ou la vente de tout bien meuble à concurrence d’un montant maximal de X EUR par opération;
■ prendre ou donner tout bien immeuble en location et conclure tout contrat de leasing relatif à ces biens à concurrence d’un montant maximal de X EUR par opération;
■ conclure tout contrat relatif à l’achat ou à la vente de tout bien immeuble à concurrence d’un montant maximal de X EUR par opération.
La décision prise par le conseil d’administration désignant l’administrateur délégué à la gestion journalière doit être confirmée par l’assemblée générale réunissant au moins deux tiers des membres, qu’ils soient présents ou représentés.
La décision ne sera valablement adoptée que si elle réunit deux tiers des voix des membres présents ou représentés».
Nomination par le conseil d’administration
Ce sont les statuts qui fixent le mode de nomination, de cessation de fonctions et de révocation des administrateurs, l’étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer, en agissant soit individuellement, soit conjointement, soit en collège, ainsi que la durée de leur mandat (art. 2 7º point a) de la Loi).
La nomination et la révocation des administrateurs est en outre une compétence exclusivement attribuée à l’assemblée générale par l’article 4 de la Loi.
En règle, les statuts d’une association disposent que les membres du conseil d’administration sont choisis parmi les membres.
Voici donc un rappel bien utile: il est fortement conseillé de toujours lire attentivement les statuts avant de procéder à la nomination d’un administrateur. De nombreuses limitations peuvent ainsi restreindre le choix de l’assemblée générale: administrateurs exclusivement personnes physiques et non personnes morales, jouir du statut de membre (éventuellement pendant un certain nombre d’années), présenter des compétences particulières, …
Une fois le conseil d’administration valablement convoqué, s’agissant en principe d’un organe collégial, celui-cidécide après avoir délibéré les points à l’ordre du jour selon les règles prévues par les statuts.
La Loi prévoit cependant la possibilité pour les administrateurs d’exercer leurs pouvoirs de manière individuelle ou conjointe en précisant ce mode de décision dans les statuts.
L’exercice individuel des pouvoirs du conseil d’administration permet ainsi à chaque administrateur d’engager l’association ou la fondation pour des actes de représentation sans requérir de réunions du conseil d’administration.
L’exercice du pouvoir de représentation est conjoint lorsque deux ou plusieurs administrateurs sont requis pour engager l’association ou la fondation.
Les mêmes règles d’exercice des pouvoirs sont possibles pour les personnes chargées de la gestion journalière ainsi que pour les personnes habilitées à représenter l’association.
Selon certains auteurs, si l’organe d’administration est constitué en collège, il ne pourra délibérer valablement que si la moitié de ses membres sont présents ou représentés.
Nous pensons au contraire qu’à défaut de mention de quorum de présence ou de votes par la Loi, le conseil d’administration peut statuer, quel que soit le nombre de ses membres. Les décisions sont adoptées à la majorité simple des voix, sauf dispositions plus strictes des statuts.
Les abstentions et les votes blancs ne sont pas comptabilisés.
Les statuts peuvent par ailleurs autoriser les administrateurs à adopter leurs résolutions par écrit.

Nomination par l’assemblée générale

Membres réunis en AG
Le statut de membre à une association confère plusieurs droits par le seul effet de la Loi:
1) consulter au siège de l’association le registre des membres, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration ou des personnes, occupant ou non une fonction de direction, qui sont investies d’un mandat au sein ou pour le compte de l’association, de même que tous les documents comptables de l’association;
2) convoquer l’AG si 1/5 des membres le demandent;
3) proposer un point à l’ordre du jour si 1/20 des membres le demandent;
4) assister ou se faire représenter à l’AG par un autre membre;
5) voter à l’AG, chacun, en principe, avec une voix égale;
6) n’être exclu que suivant une procédure particulière (mention dans la convocation, convocation des membres, 2/3 votes de l’AG sans quorum de présence ni motivation);
7) exiger le remboursement de la cotisation si les statuts le permettent;
8) faire prononcer la dissolution de l’association;
9) décider de l’affectation du patrimoine en AG en cas de liquidation ou déférer cette décision à la justice;
10) se retirer.
Les membres effectifs jouissent ainsi de la plénitude des droits et obligations fixés par la Loi. Ils peuvent être des personnes morales ou des pouvoirs publics.
Lorsqu’une association est elle-même constituée d’associations, s’agissant alors d’une Fédération d’associations, les dispositions des statuts de la Fédération ne s’imposent pas aux membres des associations fédérées (pas de « transparence »).
Membres en règle de cotisation
Le membre a une obligation principale: payer sa cotisation à l’association. L’article 12 de la Loi prévoit d’ailleurs que par le seul effet de la Loi peut être réputé démissionnaire le membre qui ne paie pas les cotisations qui lui incombent.
L’article 12 posant cette règle par défaut, sans préjudice des conditions et formalités d’admission et de sortie des membres, certains statuts précisent ainsi que seuls les membres en règle de cotisation peuvent participer au vote. Les statuts peuvent aller plus loin en implantant une clause que nous dénommons « de lavoir automatique » par laquelle la démission est donc automatique en cas de défaut de paiement, de × jours de retard de paiement de cotisation(s), de défaut d’assistance à l’assemblée générale, …
Nous insistons sur le fait que la cotisation annuelle est quant à elle fixée par l’assemblée générale qui en arrête le mécanisme par règlement d’ordre intérieur.
La Loi ne prévoyant pas que la cotisation dont le membre est redevable à l’association soit annuelle, il est préférable de mentionner cette périodicité dans les statuts.
Si statutairement une assemblée générale doit en fixer chaque année le montant, l’omission de fixer cette cotisation emporte nécessairement l’abandon des sanctions qui y sont liées (perte du droit de voter à l’AG, démission, …).
Conclusion
Résumons: tous les membres effectifs peuvent valablement voter à une assemblée générale, sauf s’ils sont démissionnaires où que les statuts les ont privés de ce droit, par exemple pour absence de paiement des cotisations.
Voir le site http://www.e-asbl.be et la section en Pratique pour un exposé complet des règles de fonctionnement des organes d’une ASBL, AISBL ou FONDATION.
(i)
Voir notamment statuts modèles de Chr. Boeraeve, R. Dasnois, V. Melotte, L’ASBL pour tous, éd. Corporate Copyright; Chr. Boeraeve, R. Dasnois, V. Mélotte, Guide ASBL, AISBL et fondations, Editions des CCI de Wallonie, pp. 148 et 149; M. Davagle, Mémento des ASBL, éd. Kluwer.
(ii)
M. Davagle, Mémento des ASBL, Bruxelles, Editions Kluwer, 2004, p. 230.
(iii)
(iv)
Idem, p. 447.
(v)
Cass., 17 septembre 1968, Pas., 1969, p. 61.